Als je als zelfs
tandig ondernemer het werk niet meer allemaal zelf aan kan, dan kom je op het punt: Ga ik personeel aannemen of niet? Wanneer je vindt dat al het werk in jouw onderneming moet gebeuren en als dit met de bestaande mankracht niet meer kan, betekent dit dat je iemand in dienst moet nemen. Een goede werving en selectie
verhoogt de kans op het aannemen van de juiste medewerker. Wees je daarbij bewust van de valkuilen waar je als ondernemer makkelijk in kunt stappen. Dat weet ík inmiddels zelf ook uit ervaring!
Een aantal jaren geleden werd het werk in ons bedrijf mij te veel. Dat was wel een mooi luxe probleem! Door de nieuwe tak bij het bedrijf was ik opeens een hoop administratie rijker. Daarom nam ik de stap om het team uit te breiden. Om te beginnen had ik alle taken op een rij gezet. Na plaatsing van de advertentie kwamen er veel sollicitatiebrieven per email binnen. Toen volgde de selectie. Er zaten veel goede brieven tussen, welke allemaal leken te voldoen aan het gevraagde functieprofiel én met een aansprekende motivatie.
Tijdens de sollicitatiegesprekken vielen al snel kandidaten af doordat het beeld ontstaan uit de brief niet over een leek te komen met de werkelijkheid. Maar één kandidate maakte op mij een positieve indruk, ze leek super gemotiveerd. Ze had overal een antwoord op. Kortom de ideale kandidaat voor ons bedrijf! Dat leek zo. Want in haar proeftijd bleek dat ze nog enorm veel moest leren, niet het juiste gevoel voor de bedrijfscultuur had en niet de beoogde zelfstandigheid die we wilden hebben voor ons bedrijf. Met als resultaat dat we de niet de juiste persoon hadden aangenomen. En weer opnieuw aan de slag moesten. Wat jammer was voor de ingestoken energie en de tijd voor deze medewerker en voor ons!
Waar was het mis gegaan?
Nu achteraf kan ik door opleiding en ervaring zeggen dat ik tijdens het gesprek mij heb laten leiden door het ‘halo-effect’ en daarmee in één van de valkuilen ben gestapt waarin veel ondernemers belanden. Wat de meest voorkomende valkuilen zijn, leg ik hieronder uit.
De 5 meest voorkomende selectievalkuilen en hoe je deze kunt vermijden:
1. Onvoldoende nadenken over functie-eisen
De eerste belangrijke stap is een goed functieprofiel of -omschrijving opstellen. Waar moet zo’n functieomschrijving aan voldoen? Het is zaak om hier goed over na te denken omdat je hier tijdens (en na) de selectieprocedure veel profijt van hebt, bijvoorbeeld als basis voor je vacaturetekst.
De volgende onderdelen moeten er in ieder geval in staan:
o herkenbare functienaam (let op belangrijkste zoekmachinetermen van vacaturesites),
o beschrijving van bedrijfscultuur (soort bedrijf, bedrijfswaarden en werksfeer),
o positie van de functie en omvang van het bedrijf (dus de plaats van de functie in het bedrijf, aan wie verantwoording afleggen, wie zijn directe collega’s, hoeveel medewerkers),
o taken en verantwoordelijkheden (belangrijkste werkzaamheden noemen en welke resultaten worden verwacht),
o competenties, welke kennis is vereist (bijvoorbeeld kennis van administratiepakket X), of welke opleiding of werk, en denkniveau is nodig? Zijn specifieke vaardigheden zoals het vermogen om problemen op te lossen handig? Worden bepaalde eigenschappen gevraagd als flexibiliteit? Of is een bepaalde werkhouding nodig zoals proactiviteit? Geef aan wat harde eisen zijn en wat een pre/gewenste eis is.
o Vermeld arbeidsvoorwaarden (welk salarisschaal en secundaire voorwaarden), eventuele doorgroeimogelijkheden en contractduur (aantal uur per week en bepaald of onbepaalde tijd).
2. Voor de vuist weg vragen stellen
Het is niet handig om steeds het zelfde vragenlijstje of zonder voorbereiding vragen te stellen. Grote kans dat je dan een belangrijke vraag vergeet te stellen. Veel kandidaten die regelmatig (moeten) solliciteren of een training hebben gehad weten welke vragen ze kunnen verwachten. Deze kandidaten zijn voorbereidt en geven dan al snel een gewenst antwoord.
Tip: Maak eerst een lijst met beoordelingscriteria uit het functieomschrijving. Dit dient dan als handig invullijstje tijdens de gesprekken. Lees de motivatiebrief en CV, check gegevens van kandidaat op Google. Bereid een aantal vragen voor. Vraag goed door en laat de kandidaat zijn verhaal altijd onderbouwen met voorbeelden uit de praktijk, gebruik hiervoor de STAR-methode! Stel gedragsgerichte vragen, zodat je achter de drijfveren van de kandidaat komt.
3. Iemand uitkiezen die op jou lijkt of waar je goed gevoel bij hebt
Teveel uitgaan van vooroordelen of stereotypen bijvoorbeeld zonen of dochters van een zelfstandig ondernemer weten wel van aanpakken, kunnen voor een verkeerde inschatting zorgen. Pas ook op voor het teveel waarde hechten aan een positieve eigenschap, het eerder genoemde halo-effect (of juist negatieve eigenschap (horn-effect) en hier blind op varen).
Tip: Kijk vooral naar wat nodig is in je bedrijf als aanvulling op jezelf en/of je team. Let op het eerder genoemde functieomschrijving en pak de lijst met beoordelingscriteria erbij. Vul tijdens ieder gesprek de beoordelingsscore in voor een zo objectief mogelijke beoordeling. Voer de gesprekken samen met een collega of deskundige (zie ook punt 5.). Maak vooraf een taakverdeling de een schrijft de ander vraagt.
4. Te snel handelen
Te snel afgaan op de eerste indruk en de sollicitatieprocedure in korte tijd met 1 à 2 korte gesprekjes afronden kan je de verkeerde kandidaat bezorgen. Een goede werving en selectie kost tijd. Ga niet te veel af op de eerste indruk. En als je de kandidaat eenmaal hebt aangenomen kijk en observeer goed in de proefperiode. Dit is nog steeds een mogelijkheid voor zowel de werknemer als werkgever als een soort kennismakingsperiode af te spreken in de meeste contracten langer dan een half jaar. Let wel op de voorwaarden die de overheid stelt aan een proeftijd.
5. Werving en selectie helemaal zelf doen
Schroom niet en vraag hulp bij de werving en selectie (bijvoorbeeld voor het samenstellen van een functieprofiel en/of voor het voeren de sollicitatiegesprekken). Een onafhankelijke deskundige kan je prima begeleiden. Uiteraard is dit een investering, maar deze kan je uiteindelijk veel tijd en ellende besparen. Want een ongeschikte medewerker is vaak vele malen duurder!
Herken je mijn verhaal?
Ik ben heel benieuwd of je mijn verhaal herkent! Ik vind het leuk leuk als je reageert op dit artikel! Je kunt je reactie op mijn blog hieronder delen.
Wil jij ook een goede kandidaat aannemen en heb je behoefte aan een onafhankelijke deskundige? Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie of voor het inplannen van een gratis strategiegesprek.
Hartelijke groet,
Maryse Versteeg-Nieuwenhuizen